Productiviteit in het digitale tijdperk

Productiviteit in het digitale tijdperk.

Als u 's ochtends uw huis verlaat om naar uw werk te gaan, wat zijn dan uw belangrijkste benodigdheden? Dingen die je moet hebben? Sleutels, portemonnee, misschien een laptop en natuurlijk je telefoon. Hoe graag we het ook niet willen toegeven, we zijn voortdurend gehecht aan onze telefoons. Ze zijn een noodzaak geworden voor het grootste deel van ons dagelijks leven.

 

Met de technologie van vandaag kunnen we direct communiceren via meerdere platforms, apparaten, landen en tijdzones. De wereld ligt letterlijk binnen handbereik. Het digitale tijdperk heeft echter een duistere kant. Wat gebeurt er met de productiviteit als we altijd verbonden zijn? Kunnen we ons concentreren ondanks zoveel afleidingen?

Productief zijn is iets waar iedereen naar streeft. Mensen zijn nu productiever dan ooit. Productiviteit en efficiëntie zijn zeer gewaardeerde en gewilde eigenschappen. We hebben snellere computers, meer e-mails per uur, betere output, doorvoer en betere doorlooptijden. Maar soms leiden die moment-tot-moment-afleidingen van waarschuwingen, e-mails en oproepen ons weg van de belangrijkste taak: menselijke verbinding.

 

Menselijke verbindingen komen in ons digitale tijdperk steeds minder vaak voor, ook al zijn we altijd verbonden via internet. Ik zou graag het idee naar voren willen brengen dat we, door onze activiteiten op de juiste manier te organiseren en in balans te brengen, productiever en efficiënter kunnen zijn, en dat we ook meer aanwezig en aandachtig voor anderen kunnen worden.

Ik heb een paar manieren opgesomd om uw productiviteit gedurende de dag te verhogen, zoals het prioriteren van taken, enkele taken en het verwijderen van waarschuwingen.

 

Beginnen met sorteren taken kunnen worden gesorteerd in de volgende categorieën:

[wpspoiler ” naam=”Lees meer ..."]

 

prioriteren:

Een manier om alles op je takenlijst af te ronden en volledig betrokken te blijven bij klanten en mensen, is door prioriteiten te stellen.

Dringend maar niet belangrijk:

Tegenwoordig vallen de meeste van onze taken in deze categorie. Alles heeft een deadline, maar het zijn vaak kleine dingen die moeten worden voltooid die uiteindelijk veel tijd kosten, maar weinig opleveren. Indien mogelijk kunnen deze taken worden gedelegeerd aan een team om een ​​snelle reactie te garanderen. Zo niet, begin dan met de oudste taken en werk je een weg naar de nieuwste om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien.

Dringend en belangrijk:

Dit zijn items met de hoogste prioriteit, inclusief items die tijdgevoelig zijn. Dit zijn uw beslissingen op hoog niveau die soms meer tijd kosten om te voltooien. Het is het beste om deze eerst aan te pakken en te reageren met tijdige updates.

Niet belangrijk noch urgent:

Dit zijn duidelijk de minst favoriete maar vaak vereiste taken die we dagelijks uitvoeren om de lichten aan te houden. Het is het beste om deze taken te delegeren of soms te verwijderen (ja, verwijderen) van uw takenlijst. Als de e-mail of het telefoontje niets met uw functie te maken heeft, weiger dan beleefd voor een belangrijkere taak.

Belangrijk maar niet urgent:

Dit zijn middelgrote beslissingen die helpen bij het bevorderen van meer beslissingen op hoog niveau. Deze categorie zou ook projecten bevatten die zich over een lange periode uitstrekken. De beste manier om een ​​project als dit aan te pakken, is door een reeks mini-deadlines te creëren, zodat het niet urgent wordt.

Door je dagelijkse To Do-lijst zo te categoriseren, kun je de belangrijkste en meest urgente taken afronden en worden de andere taken ook geregeld. Door prioriteiten te stellen en taken te delegeren, heb je het beste van beide werelden, omdat je de belangrijkste dingen van je takenlijst haalt en alle andere taken tijdig worden voltooid. Dit soort productiviteit leidt tot een hogere klanttevredenheid, kortere responstijden en gelukkigere werknemers.

Enkele taak versus multitasking

In ons leven hebben we veel afleidende dingen voor ons. Ze zorgen er vaak voor dat we de ene taak niet volledig hebben voltooid voordat we aan een andere moeten beginnen. De oplossing is eigenlijk heel simpel: voltooi één taak tegelijk. Dit is moeilijker geworden omdat we meerdere mediakanalen hebben die strijden om onze aandacht. Door één item tegelijk af te ronden, kun je taken grondig uitvoeren in plaats van ze halverwege af te ronden, en kun je gedurende de dag meer taken afvinken.

Feeds, waarschuwingen en het laatste nieuws verwijderen

Toen ik aan mijn carrière begon, kreeg ik elke melding, feed en e-mail binnen op zowel mijn telefoon als mijn computer. Het was zo afleidend om e-mail na e-mail binnen te zien komen terwijl ik aan een taak werkte. Ik had moeite om één ding af te ronden voordat ik op een ander urgent item wilde klikken. Maar toen ik de waarschuwingen één voor één uitschakelde, kon ik me sneller concentreren, een taak voltooien en naar een andere taak gaan, sneller dan voorheen. Zodra ik één ding had afgerond, kon ik mijn telefoon of e-mail checken om er zeker van te zijn dat ik niets belangrijks miste, en kon ik doorgaan met mijn dag. Ik was niet bang iets te missen, want ik wist dat zelfs als ik een paar minuten te laat was om de e-mail te lezen, ik volledig en zelfverzekerd kon reageren in plaats van afgeleid of te snel. Ik kon taken, mensen en bevelen mijn volle aandacht geven.

**********************************************************************************************************************************************************************************************

Door simpelweg uw telefoon op stil te zetten voor een grote vergadering, of een e-mailwaarschuwing op uw teleconferentie te verwijderen, kunt u de mensen om u heen de volledige aandacht geven die ze verdienen. Op dezelfde manier kunnen meer taken worden voltooid zonder afleiding, wat u een hoge mate van efficiëntie en productiviteit oplevert. Deze volledig op elkaar afgestemde momenten zijn belangrijk in de digitale wereld van vandaag, en hoewel ze soms worden vergeten, worden ze zeer op prijs gesteld.

[/ wpspoiler]